Разписки за доставяне и прочитане на имейл съобщения

Вероятно две от най-сериозните предизвикателства в сферата на имейл маркетинга са удостоверяване доставянето на имейл съобщенията и отварянето/прочитането им от получателя.

В статията ще разгледаме функциите известие за доставка на имейл (delivery receipt) и известие за прочитане на имейл (read receipt), създадени от разработчиците на имейл клиенти с цел създаване на възможности за такъв тип удостоверяване.

Уточняваме, че въпросните функции нямат нищо общо с познати анти спам практики (филтриране на входящи имейли) и удостоверяване на подателя (SPF, DKIM, PTR записи), които са на разположение както на клиентите на споделен хостинг, така и на клиентите на приложението за бизнес комуникация cMailPro.

Известие за доставка на имейл (delivery receipt)

Известието за доставка на имейл (Delivery Receipt, Delivery Notification, Delivery Report) потвърждава доставката на вашето имейл съобщение до пощенската кутия на получателя, но не и че получателят го е видял или прочел. Потвърждението се връща автоматично от мейл сървъра на получателя без да се иска неговото съгласие.

Известие за прочитане на имейл (read receipt)

Функцията Известие за прочитане на имейл (Read Receipt, Return Receipt) е налична в повечето приложения за електронни поща, като Thinderbird, MacMail, Outlook ...

Когато подателите активират тази функция в настройките или интерфейса, получателят на имейла бива информиран за желанието на подателя да получи Read Receipt като потвърждение, че е прочел съобщението. Обикновено подателя може да добави кратка учтива молба за потвърждение при прочитане.

Въпреки че функцията е полезна за подателя, получателя може да реши да не изпраща потвърждение. Добрите практики в бизнес комуникацията препоръчат стриктно спазване на етикета за имейл съобщения и използване на функцията Read Receipt по подходящ начин.

Важно: Няма начин да принудите получателя да изпрати разписка за четене Read Receipt.

Настройки за Read Receipt в Roundcube

За да изпратите заявка за обратна разписка в Roundcube трябва да активирате опциите в настройките на мейл програмата. Първо отворете Настройки > Писане на писма и маркирайте двете опции Винаги изисквай обратна разписка и Винаги изисквай статус доставка на писмото:

В панела Изглед на пощенска кутия от менюто При искане на обратна разписка може да изберете един от наличните отговори, настройката по подразбиране е 'задай въпрос':

Запазете промените в настройките във всеки панел като кликнете бутона Запис.

Изпратете тестово съобщение като маркирате двете опции Обратна разписка и Нотификация при доставка:

При отваряне на писмото в пощата на получателя (с Roundcube) се зарежда прозорец със следното съобщение:

Кликнете бутона ОК и текстово съобщение ще ви потвърди успешното изпращане на обратната разписка:

В пощата на подателя се получава разписката като потвърждение, че писмото е отворено в пощата на получателя:

Обратната разписка съдържа бележка (Note:), че получаването не гарантира прочитане на съобщението от получателя, нито че получателя е разбрал съдържанието на писмото:

Настройки за Read Receipt в Horde

В Horde няма отделна настройка за обратна разписка, а се активира опция Read Receipt в панела за създаване на съобщения:

При изпращане на съобщение и отварянето му от получателя, Horde показва информация, че подателя е изпратил заявка за известяване при прочитане. За да изпрати известието получателя трябва да кликне линка HERE:

Текстово съобщение потвърждава изпращането на известието:

В пощата на подателя се получава известието:

При кликане на двата линка с текст HERE в нов прозорец се зарежда техническа информация за мейл сървърите.

Настройки за Read Receipt в Pronto

Pronto е уебмейл клиент на cMailPro и като комуникационно решение от най-висок бизнес клас, то поддържа функцията Read Receipt. За да активирате изпращане на обратна разписка в Pronto първо трябва да активирате съответната настройка.

Влезте в Pronto и кликнете в менюто Preferences. В панела с настройки изберете Mail и в полето Send Read Receipt активирайте настройката като плъзнете бутона наляво и от менюто изберете една от наличните опции:

За да активирате ръчно изпращане на заявка за обратна разписка в съобщение, в панела Mail Composer кликнете иконата със символ камбана и в менюто маркирайте двете опции when Delivered и when Read:

При отваряне на съобщението от получателя в Pronto се получава обратната разписка, в потвърждение, че съобщението е отворено в пощата на получателя:

Настройки за Read Receipt в Thinderbird

За да активирате изпращане на обратна разписка в Thinderbird отворете Edit > Preferences:

Изберете Advanced > General и кликнете бутона Return Receipts...:

В панела Return Receipts поставете отметка в полето When sending messages... В следващата секция изберете в коя папка да се запази разписката - Inbox или Sent:

За да блокирате изпращането на обратна разписка изберете радио бутона Never send a return receipt.

При избиране на радио бутона Allow Return Receipts for Some Messages (Разрешаване на разписки за връщане за някои съобщения) се активират трите опции, за всяка от които може да изберете от менюто стойност Never (Никога), Always (Винаги) или Ask Me (Попитайте ме).

• If I'm not in the To or Cc of the Message (ако не съм в 'До' или 'Копие' на съобщението) - ако съобщението е изпратено до списък от получатели, всеки от тях ще получи запитване за обратна разписка ако е маркирана опцията Ask Me (Попитайте ме);
• If the Sender Is Outside My Domain (ако подателят е извън моя домейн) - чрез тази настройка може да разделите изпращането на разписки само за корпоративните съобщения ако изберете Never (Никога);
• In all Other Cases (във всички други случаи) - най-вероятният избор е между Never (Никога) и Ask Me (Попитайте ме);

В панела за създаване на съобщения проверете дали пред опцията Return Receipt е поставена отметка:

При получаване на съобщението (ако е активирана настройката Ask me) Thunderbird показва лента с два бутона за избор на действие:

• Send Receipt - изпрати разписка;
• Ignore Request - игнорирай заявката;

При изпращане на разписка, тя се получава в пощата на подателя и съдържа предупреждението (Note:), че тази разписка не гарантира прочитането на съобщението от получателя, нито разбирането на съдържанието:

Read Receipt в macOS Mail

По подразбиране приложението на Apple Mail не поддържа разписки за четене (read receipts), но в тази статия (https://www.chriswrites.com/get-notified-when-your-messages-are-read-in-macos-mail/) ще намерите няколко команди, които можете да въведете през терминал (конзола, команден ред), за да добавите тази функционалност към вашето приложение за електронна поща.

Ако не сe чувствате комфортно с ползването на команди през терминал, може да поискате разписки за четене, като използвате приложение на трета страна. iReceiptMail е популярно решение (на цена е £10,00 за един потребител), което предлага безплатна 7-дневна пробна версия, така че може да тествате програмата, преди да решите дали си струва да я закупите.

Настройки за Read Receipt в Outlook

За да заявите разписки за четене и/или доставка за всички съобщения, които изпращате от Outlook (Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) следвайте инструкциите по-долу:

В менюто File изберете Options > Mail.

В секция Tracking маркирайте по избор опциите Delivery receipt confirming the message was delivered... или Read receipt confirming the recipient viewed the message.

Кликнете OK, за да приложите промените.

Проследяване на отделно съобщение

В панела за създаване на ново имейл съобщение, в меню Options и групата Tracking поставете отметка в квадратчето Request a Delivery Receipt или Request a Read Receipt.

Създайте вашето съобщение го изпратете през бутона Send.

Проследяване отговорите на разписките

Отворете оригиналното съобщение, което сте изпратили със заявка за доставка или обратна разписка. Това съобщение обикновено се намира в папката Sent Items.

В раздела Message, в групата Show изберете Tracking.

Проследяването не се появява, докато не бъде получена поне една разписка. След като получите първата разписка във входящата си поща, може да отнеме няколко минути, преди бутонът Tracking да е наличен.

Настройки за Read Receipt в BlueMail (Andoroid)

Потребители с мобилни устройства Andoroid могат да си инсталират отличният имейл клиент BlueMail, който заедно с богатия набор от опции предоставя и възможност за изпращане на обратна разписка при прочитане на изпратено съобщение.

Отворете BlueMail и в панела за създаване на ново съобщение кликнете иконата със символ три вертикални точки в горния десен ъгъл на екрана. В менюто изберете опцията Enable Read Receipt:

При отваряне на писмото и потвърждение за изпращане на разписка от получателя, в BlueMail се получава съобщението:

Цялото съдържание на обратната разписка:

Разписка за четене (read receipt) в Gmail

Тази функция е налична само ако използвате G Suite акаунт за работа или училище, настроен от администратор. Ако използвате безплатен публичен акаунт от типа anyname@gmail.com, разписките за четене няма да работят.

За да разберете кога е отворен ваш имейл може да поискате разписка за четене, която се изпраща като имейл с час и дата на отваряне на вашето съобщение.

Как да поискате разписка за четене?

• Отворете Gmail (G Suite) на компютъра си;
• Кликнете бутона Compose;
• Създайте вашето съобщение;
• В долния десен ъгъл изберете More options > More send options и след това Request read receipt (заявете разписка за четене);
• Изпратете съобщението;

Връщане на разписка за четене

Ако получите съобщение, което казва, че подателят е поискал разписка за четене, изберете една от следните опции:

• За да изпратите разписката веднага, кликнете Send receipts (изпращане на разписки).
• За да изпратите разписката по-късно, щракнете върху Not now (не сега). Ще бъдете помолени да изпратите разписката при следващото отваряне на съобщението.

Ако някой поиска разписка за четене, но не виждате съобщение, разписката е изпратена автоматично.

Заключение

Като най-добра практика се препоръча проследяване само на отделни важни съобщения вместо на всички изпратени съобщения. Получателите, които от време на време получават известие, че във вашето съобщение се изисква обратна разписка за четене, са по-склонни да изпратят разписката, отколкото ако бъдат подканени всеки път, когато получат съобщение от вас.