Дублирани имейли в Microsoft Outlook

Дублирането на имейли в Outlook е сравнително често срещан проблем, при който част от имейлите, контакти или други елементи от пощенските ви кутии се показват два или повече пъти.

Това може да доведе до по-трудното търсене на специфичен имейл, по-бавно зареждане на Outlook, както и удвояване на дисковото пространство заемано от този пощенски акаунт. В най-лошият възможен сценарий, дублирането на имейли може да доведе до корупция на PST файла, който съдържа данните за тази пощенска кутия като имейли, календари, контакти, задачи и т.н.

Има множество и всевъзможни причини за дублирани съобщения. Най-често те са неправилна конфигурация на правила в Outlook, кратък период на синхронизация между Outlook и мейл сървъра, импортиране на съдържание или пресъздаване на пощенската кутия, както и много други възможности.

Изчистване на дублирани имейли

Съветваме ви да започнете с изчистването на сегашните дублирани имейли. Освен ръчно да бъде прегледан всеки един имейл, можете да ги изчистите автоматично чрез бутона „Home” и после „Clean Up”:

Имате три опции на разположение:

• Clean Up Conversation – При отговор на даден имейл, съобщението на което отговаряте ще бъде автоматично включено под текста ви. Тази опция ще премахне всички имейли в разговора с изключение на последният, в който всички отговори присъстват като копие.

• Clean Up Folder – Всички имейли в тази папка ще бъдат прегледани и ненужните имейли ще бъдат изтрити.

• Clean Up Folders and Subfolders – Ще прегледа сегашната папка и всички нейни под-директории.

Всички ненужни имейли ще бъдат преместени в папката „Deleted Items”.

Можете да промените поведението на “Clean Up” функцията през настройките налични на File -> Options -> Mail и секцията “Conversation Clean Up”. Можете да промените следните неща:

• Cleaned-up items will go to this folder – Да изберете различна директория за автоматичното преместване на писмата

• When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder – При преместването на дублираните съобщения, да се пресъздаде същата структура на папките при използването на опцията „Clean Up Folders and Subfolders“. Моля отбележете че това не е възможно ако премествате писмата в стандартната директория „Deleted Items”.

• Don’t move unread messages – Да не се преместват автоматично писма, които не сте отворили.

• Don’t move categorized messages – Да не се преместват имейли, които са поставени в дадена категория.

• Don’t move flagged messages – Да не се преместват имейли, отбелязани със специфичен флаг.

• Don’t move digitally-signed messages – Да не се преместват съобщения, които са дигитално подписани.

• When a reply modifies a message, don’t move the original – Когато някой промени съобщението, което се пази като отговор, винаги да се пази оригиналното съобщение. Препоръчваме ви да запазите тази опция.

Въпреки че е надежден инструмент, ви препоръчваме винаги да преглеждате изтритите имейли в папката „Deleted Items”, за да се уверите че няма да изгубите важен имейл.

Проверка на правилата в Outlook

За да се уверите, че проблема не е от правилата в Outlook, можете да ги достъпите чрез File -> Manage Rules & Alerts.

Правилата, които обикновено са виновни за дублиране на имейли са тези за преместване или копиране на имейл в дадена директория, заради това ви съветваме да прегледате първо тях. Друга възможна причина е ако имате конфигурирани множество правила и те се изпълняват едно след друго. Заради това е добра практика всяко едно правило да завършва с действието „stop processing more rules“.