Pronto уебмейл - управление на задачи

Помощен център

Pronto уебмейл - управление на задачи

Съдържание

В тази статия ще ви покажем как може да изпозвате мениджъра на задачи Tasks в Pronto за решаване на задачи с участие на голям брой потребители.

Най-напред няколко думи за интерфейса на приложението. Ако сте прочели другите статии за приложенията в Pronto вече знаете как работят някои от основните панели.

За да отворите мениджъра на задачи Tasks кликнете линка Tasks в главното меню и ще се зареди основният интерфейс:

pronto task manager

Прозорецът Tasks е разделен на два панела, които можем да наречем навигационен и работен.

В лентата с инструменти в навигационния панел откриваме познатите вече функции от други Pronto приложения. При кликане на иконата знак плюс се отваря панел, от който можем да създадем нова папка в структурата на Tasks:

pronto task manager

В панела въвеждаме име на папката и място в структурата на Tasks - препоръчаме да бъде на едно ниво с папката Tasks (маркираме в панела Root), която се създава служебно и не може да бъде изтрита или редактирана:

pronto task manager

Ако кликнем иконата зъбно колело се отваря панел за редактиране Edit, в който можем да:

  • преименуваме създадена папка,
  • променим мястото й в структурата на Tasks,
  • редактираме правата на потребители в Access Control List.
  • изтрием папката.

pronto task manager

Панелът Folder Subscription се използва за създаване на абонамент към наша папка за друг потребител. По-късно в статията ще използваме тази функционалност.

През иконата за цветове може да промените цвета на полето на всяка задача за по-лесно групиране и ориентиране, в случай че имате голям брой задачи:

pronto task manager

Нека разгледаме инструментите в хоризонталното меню на работния панел:

pronto task manager

Кликане върху иконата със стрелка скрива навигационния панел:

pronto task manager

Кликане върху същата икона (сега стрелката сочи надясно) отваря панелa:

pronto task manager

Ако кликнете иконата знак плюс ще се отвори в нов панел Task Editor (редактор на задачи), който ще ползваме по-късно в статията:

pronto task manager

Иконата с двете разнопосочни стрелки отваря панел, в който може да промените начина на сортиране на задачите:

pronto task manager

Иконата с хоризонталната стрелка изпълнява същата роля като крайната икона в ляво - скрива или отваря панела Task Editor:

pronto task manager

pronto task manager

През крайната икона вдясно се отваря панел, в който може да избирате между два вида изглед на редактора Task Editor - List view (списък) и Column view (колона):

pronto task manager

При маркиране на List view (списък) редактора Task Editor се разтегля по цялата ширина на екрана и при избиране на задача се плъзга наляво чак до навигационния панел:

pronto task manager

pronto task manager

На втория ред с инструменти от ляво на дясно са разположени:

Select All - при маркиране иконата променя цвета си на оранжев и показва всички задачи - и изпълнени (100%), и текущи:

pronto task manager

При повторно кликане иконата променя цвета си и показва само текущите задачи:

pronto task manager

Ако е включена иконата с малка латинска буква i, тя показва задачите, които са маркирани със символа за висок приоритет:

pronto task manager

Ако опцията не е включена, редактора показва само текущите задачи:

pronto task manager

Ако въведем низ (дума, израз, знак ...) в полето за търсене, ще се покажат само задачите, които съдържат в името си търсеният низ:

pronto task manager

Последната икона вдясно може да предизвика много главоболия ако не й обърнем внимание. Когато се кликне иконата се отварят две форми за настройване на календари, през които се задава интервал от време.

Ако по някаква причина този интервал не е коректно настроен да обхваща текущите задачи, задачите, които стартират извън зададения интервал няма да се зареждат в панела.

Създадохме задача Date test, която да стартира на 01.08.2018:

pronto task manager

След това настроихме интервала да завършва преди тази дата на 31.07.2018 и маркирахме опцията Select All за да ни покаже всички задачи. По-долу виждате, че новата задача Date test не се зарежда в панела:

pronto task manager

Увеличихме интервала с два месеца и новата задача се зареди коректно:

pronto task manager

Ако имате чувство, че липсват задачи в панела, първото място за проверка трябва да бъде настройката на интервала от време.

С това завършихме прегледа на наличните инструменти и сега ще демонстрираме някои от възможностите на мениджъра за задачи Tasks.

Проект 1

Описание на примерната задача

Най-напред ще дадем достъп до новата директория за задачи Тест на двама потребители. След това ще създадем задача, до която те ще имат достъп в своите Pronto акаунти. Всеки от тях като изпълни своята част от проекта ще може да допълва в описанието на задачата какво е извършил както и да актуализира процентното изпълнение на задачата до нейното завършване. Накрая ще покажем как може потребителите да изтрият завършената задача в своите акаунти.

Най-напред отваряме панел Edit като кликаме иконата зъбно колело в панела за навигация и въвеждаме имейл адресите на два Pronto акаунта като им даваме администраторски права:

pronto task manager

И двата потребителя (няма ограничение за броя на потребителите) получават следното съобщение в браузерите си:

pronto task manager

както и това писмо в своите пощи:

pronto task manager

След като всеки потребител кликне бутона в писмото, се зарежда следния прозорец Folder Subscription (споменахме за него в началото на статията), в който системата автоматично е попълнила папката, за която потребителя е абониран:

pronto task manager

Кликнете бутона Save за да запазите информацията.

След като потребителите са успешно абонирани за нашата папка Тест, сега трябва в нея да създадем задачата. Кликаме иконата знак плюс в работния панел, отваряме Task Editor и попълваме необходимата информация (вие попълвате информацията за вашата конкретна задача, примерната задача не е задължителен шаблон):

pronto task manager

Запазваме информацията като кликаме бутона Save.

Потребителя User1 завършва неговата половина от проекта, актуализира информацията, премества индикатора на 50% и клика бутона Save:

pronto task manager

Понеже User1 има администраторски права, промяната се отразява в оригиналната задача, която се актуализира веднага в акаунтите на всички абонирани потребители (в примера Friend1).

Потребителя Friend1 завършва проекта като добавя своя бележка в описанието, премества индикатора на 100% и запазва информацията като клика бутона Save:

pronto task manager

Проекта в примера се счита за приключен, но в действителност ако има пропуски, който и да е от потребителите може да върне индикатора назад, да опише пропуските в описанието и по този начин да продължи работата по проекта.

След като проекта е завършен ще ви покажем как може да го изтриете и как потребителите могат да изтрият абонамента към папката на проекта.

Най-напред в акаунта, в който създадохме проекта, трябва да:

  • отворим панела за редактиране Edit,
  • изтрием потребителите от Access Control List,
  • кликнем бутона Save.

pronto task manager

След това изтриваме самия проект като кликнем червения бутон Delete в долната част на панела Task Editor.

В акаунта на всеки потребител трябва да се извършат следните действия:

  • маркира се полето с името на потребителя над папката, за която е бил абониран,
  • клика се иконата зъбно колело,
  • клика се знакът Х в полето Account Name, за да се изтрие записът, изчезва и полето с името на папката (Тест),
  • запазват се промените с Save:

pronto task manager

  • избира се папката, за която сме били абонирани,
  • клика се отново иконата зъбно колело,
  • клика се иконата кошче,
  • потвърждава се изтриването с Delete.

pronto task manager

След рестартиране на Pronto няма следа от предишното абониране за папка Тест:

pronto task manager

Проект 2

Сега ще ви покажем още един различен вариант, по който може да изпълнявате задачи чрез Tasks. При него не се ползва абониране за папката с проекти, а се добавят потребители при създаването на задачата и в процеса на работа се разменят имейли между всеки потребител и собственика на задачата.

За повече яснота в примера тук определяме функциите на участниците:

  • Pronto - собственик на задачата с акаунт prontomail@icn-demo.com,
  • User1 и Friend1 - потребители на cMailPro с акаунти user1@icn-demo.com и friend1@icn-demo.com.

В акаунта prontomail@icn-demo.com кликаме иконата знак плюс в работния панел и създаваме задачата Проект 2 както е показано на изображението:

pronto task manager

Потребителите получават идентични съобщения в браузерите си:

pronto task manager

както и идентични мейл съобщения в пощенските си кутии:

pronto task manager

При кликане върху трите цветни бутона се отваря едно и също меню, в което може да изберете типа отговор, който желаете да изпратите:

  • да не изпращате отговор,
  • да изпратите отговор веднага (по подразбиране),
  • да редактирате отговора преди изпращането.

Оставяме настрйката по подразбиране и кликаме Accept (приемам задачата). Другите два възможни отговора са:

  • Tentative - колебая се,
  • Decline - отказвам.

Следното съобщение се получава в пощата на собственика Pronto:

pronto task manager

Кликаме бутона Update Attendee Status и статуса на потребителя в задачата се променя от Unconfirmed на Accepted.

Същите действия се извършват от всички потребители, на които е изпратена задачата - в примера Friend1, и в собствените им Tasks приложения те имат достъп до задачата. Но тъй като те не са абонирани (както в предишния пример) за папката или за самата задача и нямат предоставени права за редактиране (писане) в задачата, те могат само да преместват индикатора за свършената работа (%), а поясненията в описанието на задачата се добавят само от собственика.

Потребителя User1 извършва своята половина от работата и в своя Tasks панел премества (плъзга) индикатора до стойност 50%:

pronto task manager

Системата автоматично изпраща информация за промяната до собственика Pronto:

pronto task manager

За да актуализира задачата в своя акаунт собственика трябва да кликне бутона Update Attendee Status.

След това това добавя информация в описанието на задачата - User1 завърши 50% от Проект 2. и запазва промяната като клика бутона Save.

Системата автоматично изпраща следното съобщение до потребителите User1 и Friend1:

pronto task manager

Всеки един от тях трябва да кликне един от бутоните в писмото - за примера те приемат промяната като кликат бутона Accept. Сега и в трите акаунта задачата е актуализирана с промяната от User1 (50%).

Потребителя Friend1 извършва необходимите действия и завършва задачата като премества индикатора на 100%:

pronto task manager

В този акаунт приложението маркира задачата като изпълнена:

pronto task manager

Но другите два акаунта все още не са информирани за това.

Системата е изпратила на собственика имейл с информация за промяната на Friend1 и той актуализира статуса на задачата като клика бутона Update Attendee Status:

pronto task manager

Собственика добавя информация за последната промяна на задачата - Friend1 завърши 100% от Проект 2. и я запазва като клика бутона Save:

pronto task manager

Потребителите получават познатия вече имейл, в който се съгласяват с успешното завършване на проекта като кликат бутона Accept:

pronto task manager

Остава само да се изтрие задачата и това се прави по следния начин:

  • собственика Pronto клика бутона Delete в долния край на панела Task Editor,
  • задачата изчезва от панела без съобщение за потвърждение (внимавайте да не кликнете бутона преди задачата да изпълнена 100%),
  • останалите потребители получават следното съобщение в своите пощи:

pronto task manager

За да изтрият задачите в собствените си акаунти потребителите трябва да кликнат бутона Remove task в имейла.