1. Начало
  2. Имейл
  3. Бизнес имейл (cMailPro)
  4. Pronto уебмейл – управление на задачи

Pronto уебмейл – управление на задачи

В тази статия ще ви покажем как може да използвате мениджъра на задачи Tasks в Pronto към услугата cMailPro за решаване на задачи с участие на голям брой потребители.

Най-напред няколко думи за интерфейса на приложението. Ако сте прочели другите статии за приложенията в Pronto вече знаете как работят някои от основните панели.

За да отворите мениджъра на задачи Tasks, кликнете линка Tasks в главното меню и ще се зареди основният интерфейс:

Основен изглед на панела Tasks

Прозорецът Tasks е разделен на два панела, които можем да наречем навигационен и работен.

В лентата с инструменти в навигационния панел откриваме познатите вече функции от други Pronto приложения. При кликане на иконата знак плюс се отваря панел, от който можем да създадем нова папка в структурата на Tasks:

Меню с линкове Create Folder и Folder Subscription

В панела въвеждаме име на папката и място в структурата на Tasks – препоръчаме да бъде на едно ниво с папката Tasks (маркираме в панела Root), която се създава служебно и не може да бъде изтрита или редактирана:

Създаване на папка

Ако кликнем иконата зъбно колело, се отваря панел за редактиране Edit, в който можем да:

  • Преименуваме създадена папка;
  • Променим мястото ѝ в структурата на Tasks;
  • Редактираме правата на потребители в Access Control List;
  • Изтрием папката.
Редактиране на папката

Панелът Folder Subscription се използва за създаване на абонамент към наша папка за друг потребител. По-късно в статията ще използваме тази функционалност.

През иконата за цветове може да промените цвета на полето на всяка задача за по-лесно групиране и ориентиране, в случай че имате голям брой задачи:

Форматиране задачите в различен цвят

Нека разгледаме инструментите в хоризонталното меню на работния панел:

Налични инструменти в работния панел

Кликане върху иконата със стрелка скрива навигационния панел:

Скриване на навигационния панел

Кликане върху същата икона (сега стрелката сочи надясно) отваря панелa:

Показване на навигационния панел

Ако кликнете иконата знак плюс, ще се отвори в нов панел Task Editor (редактор на задачи), който ще ползваме по-късно в статията:

Панел за редактиране Task Editor

Иконата с двете разнопосочни стрелки отваря панел, в който може да промените начина на сортиране на задачите:

Панел за сортиране на задачите

Иконата с хоризонталната стрелка изпълнява същата роля като крайната икона в ляво – скрива или отваря панела Task Editor:

Скриване на панела Task Editor
Показване на панела Task Editor

През крайната икона вдясно се отваря панел, в който може да избирате между два вида изглед на редактора Task EditorList view (списък) и Column view (колона):

Избиране изглед на редактора Task Editor

При маркиране на List view (списък) редактора Task Editor се разтегля по цялата ширина на екрана и при избиране на задача се плъзга наляво чак до навигационния панел:

Изглед на Task Editor в List view
Task Editor заема цялата ширина на екрана

На втория ред с инструменти от ляво на дясно са разположени:

Select All – при маркиране иконата променя цвета си на оранжев и показва всички задачи – и изпълнени (100%), и текущи:

Инструмент Select All

При повторно кликане иконата променя цвета си и показва само текущите задачи:

Показване само на текущи задачи

Ако е включена иконата с малка латинска буква i, тя показва задачите, които са маркирани със символа за висок приоритет:

Маркиране на задачи с висок приоритет

Ако опцията не е включена, редакторът показва само текущите задачи:

Показване само на текущите задачи

Ако въведем низ (дума, израз, знак …) в полето за търсене, ще се покажат само задачите, които съдържат в името си търсения низ:

Използване на полето за търсене

Последната икона вдясно може да предизвика много главоболия ако не ѝ обърнем внимание. Когато се кликне иконата, се отварят две форми за настройване на календари, през които се задава интервал от време.

Ако по някаква причина този интервал не е коректно настроен да обхваща текущите задачи, задачите, които стартират извън зададения интервал, няма да се зареждат в панела.

Създадохме задача Date test, която да стартира на 01.08.2018:

Създаване на тестова задача

След това настроихме интервала да завършва преди тази дата на 31.07.2018 и маркирахме опцията Select All, за да ни покаже всички задачи. По-долу виждате, че новата задача Date test не се зарежда в панела:

Опция Select All не показва Date test

Увеличихме интервала с два месеца и новата задача се зареди коректно:

Коректно показване на Date test

Ако имате чувство, че липсват задачи в панела, първото място за проверка трябва да бъде настройката на интервала от време.

С това завършихме прегледа на наличните инструменти и сега ще демонстрираме някои от възможностите на мениджъра за задачи Tasks.

Проект 1

Описание на примерната задача

Най-напред ще дадем достъп до новата директория за задачи Тест на двама потребители. След това ще създадем задача, до която те ще имат достъп в своите Pronto акаунти. Всеки от тях, като изпълни своята част от проекта, ще може да допълва в описанието на задачата какво е извършил, както и да актуализира процентното изпълнение на задачата до нейното завършване. Накрая ще покажем как може потребителите да изтрият завършената задача в своите акаунти.

Най-напред отваряме панел Edit, като кликаме иконата зъбно колело в панела за навигация и въвеждаме имейл адресите на два Pronto акаунта, като им даваме администраторски права:

Даване достъп на потребители до задача

И двата потребителя (няма ограничение за броя на потребителите) получават следното съобщение в браузърите си:

Съобщение в браузърите на потребителите

както и това писмо в своите пощи:

Съобщение в пощите на потребителите

След като всеки потребител кликне бутона в писмото, се зарежда следния прозорец Folder Subscription (споменахме за него в началото на статията), в който системата автоматично е попълнила папката, за която потребителя е абониран:

Автоматично попълване на полето в Folder Subscription

Кликнете бутона Save за да запазите информацията.

След като потребителите са успешно абонирани за нашата папка Тест, сега трябва в нея да създадем задачата. Кликаме иконата знак плюс в работния панел, отваряме Task Editor и попълваме необходимата информация (вие попълвате информацията за вашата конкретна задача, примерната задача не е задължителен шаблон):

Създаване на задача Тест

Запазваме информацията, като кликаме бутона Save.

Потребителят User1 завършва неговата половина от проекта, актуализира информацията, премества индикатора на 50% и клика бутона Save:

Потребител User1 актуализира своята част от проекта

Понеже User1 има администраторски права, промяната се отразява в оригиналната задача, която се актуализира веднага в акаунтите на всички абонирани потребители (в примера Friend1).

Потребителят Friend1 завършва проекта, като добавя своя бележка в описанието, премества индикатора на 100% и запазва информацията като клика бутона Save:

Потребителя Friend1 завършва проекта

Проектът в примера се счита за приключен, но в действителност ако има пропуски, който и да е от потребителите може да върне индикатора назад, да опише пропуските в описанието и по този начин да продължи работата по проекта.

След като проектът е завършен, ще ви покажем как може да го изтриете и как потребителите могат да изтрият абонамента към папката на проекта.

Най-напред в акаунта, в който създадохме проекта, трябва да:

  • Отворим панела за редактиране Edit,
  • Изтрием потребителите от Access Control List,
  • Кликнем бутона Save.
Действия в акаунта на проекта

След това изтриваме самия проект, като кликнем червения бутон Delete в долната част на панела Task Editor.

В акаунта на всеки потребител трябва да се извършат следните действия:

  • Маркира се полето с името на потребителя над папката, за която е бил абониран;
  • Клика се иконата зъбно колело;
  • Клика се знакът Х в полето Account Name, за да се изтрие записът, изчезва и полето с името на папката (Тест);
  • Запазват се промените с Save;
  • Избира се папката, за която сме били абонирани;
  • Клика се отново иконата зъбно колело;
  • Клика се иконата кошче;
  • Потвърждава се изтриването с Delete.
Изтриване на абонамента към папката

След рестартиране на Pronto няма следа от предишното абониране за папка Тест:

Абонамента към папка Тест е успешно изтрит

Проект 2

Сега ще ви покажем още един различен вариант, по който може да изпълнявате задачи чрез Tasks. При него не се ползва абониране за папката с проекти, а се добавят потребители при създаването на задачата и в процеса на работа се разменят имейли между всеки потребител и собственика на задачата.

За повече яснота в примера тук определяме функциите на участниците:

  • Pronto – собственик на задачата с акаунт prontomail@demo.com,
  • User1 и Friend1 – потребители на cMailPro с акаунти user1@demo.com и friend1@demo.com.

В акаунта prontomail@demo.com кликаме иконата знак плюс в работния панел и създаваме задачата Проект 2 както е показано на изображението:

Създаване на задача Проект 2

Потребителите получават идентични съобщения в браузърите си:

Съобщения в браузърите на потребителите

както и идентични мейл съобщения в пощенските си кутии:

Съобщения в пощите на потребителите

При кликане върху трите цветни бутона се отваря едно и също меню, в което може да изберете типът отговор, който желаете да изпратите:

  • Да не изпращате отговор;
  • Да изпратите отговор веднага (по подразбиране);
  • Да редактирате отговора преди изпращането.

Оставяме настройката по подразбиране и кликаме Accept (приемам задачата). Другите два възможни отговора са:

  • Tentative – колебая се;
  • Decline – отказвам.

Следното съобщение се получава в пощата на собственика Pronto:

Съобщение в пощата на собственика на задачата

Кликаме бутона Update Attendee Status и статусът на потребителя в задачата се променя от Unconfirmed на Accepted.

Същите действия се извършват от всички потребители, на които е изпратена задачата – в примера Friend1, и в собствените им Tasks приложения те имат достъп до задачата. Но тъй като те не са абонирани (както в предишния пример) за папката или за самата задача и нямат предоставени права за редактиране (писане) в задачата, те могат само да преместват индикатора за свършената работа (%), а поясненията в описанието на задачата се добавят само от собственика.

Потребителят User1 извършва своята половина от работата и в своя Tasks панел премества (плъзга) индикатора до стойност 50%:

Потребителя User1 извършва своята част от задачата

Системата автоматично изпраща информация за промяната до собственика Pronto:

Съобщение в пощата на собственика на задачата

За да актуализира задачата в своя акаунт, собственикът трябва да кликне бутона Update Attendee Status.

След това това добавя информация в описанието на задачата – User1 завърши 50% от Проект 2. и запазва промяната като клика бутона Save.

Системата автоматично изпраща следното съобщение до потребителите User1 и Friend1:

Автоматично съобщение до потребителите

Всеки един от тях трябва да кликне един от бутоните в писмото – за примера те приемат промяната като кликат бутона Accept. Сега и в трите акаунта задачата е актуализирана с промяната от User1 (50%).

Потребителят Friend1 извършва необходимите действия и завършва задачата като премества индикатора на 100%:

Потребителя Friend1 завършва задачата

В този акаунт приложението маркира задачата като завършена:

Задачата е маркирана като завършена

Но другите два акаунта все още не са информирани за това.

Системата е изпратила на собственика имейл с информация за промяната на Friend1 и той актуализира статуса на задачата като клика бутона Update Attendee Status:

Собственика актуализира статуса на задачата

Собственикът добавя информация за последната промяна на задачата – Friend1 завърши 100% от Проект 2. и я запазва като клика бутона Save:

Запазване на информацията за последната промяна

Потребителите получават познатия вече имейл, в който се съгласяват с успешното завършване на проекта, като кликат бутона Accept:

Потребителите потвърждават завършването на проекта

Остава само да се изтрие задачата и това се прави по следния начин:

  • Собственикът Pronto клика бутона Delete в долния край на панела Task Editor,
  • Задачата изчезва от панела без съобщение за потвърждение (внимавайте да не кликнете бутона преди задачата да изпълнена 100%),
  • Останалите потребители получават следното съобщение в своите пощи:
Съобщение до потребителите за изтриване на задачата

За да изтрият задачите в собствените си акаунти, потребителите трябва да кликнат бутона Remove task в имейла.

Обновена: 06.01.2022

Беше ли Ви полезна тази статия?

Вижте още