Начало > Помощен център > Бизнес поща > Пронто > Pronto уебмейл - управление на календар

Pronto уебмейл - управление на календар

Помощен център

Pronto уебмейл - управление на календар

В тази статия ще ви запознаем с възможностите на календара в Pronto уебмейл. Както в статиите за управление на контакти, съобщения и чат, ще представим общите функции за управление като демонстрираме работата на календара с примери.

Основни настройки

Препоръчително е да проверите и да промените основните настройки в Preferences > Calendar, така че конфигурацията да съответства на вашите предпочитания:

Основни настройки на Pronto календар

Pronto предлага нетипична, но впечатляваща графика за управление на настройките. Първо трябва с левия бутон на мишката да преместите синьото поле в левия край на бутона - по този начин отваряте бутона за да видите наличните настройки:

Отваряне на бутон

Настройките работят на принципа включено/изключено - чрез кликане променяте стойността:

Бутон за управление на настройки

Ако настройките са подредени в меню - кликате върху настройка, за да я изберете:

Избиране на настройка в меню

Calendar

  • Main Calendar: Изберете календара, който ще бъде отворен по подразбиране, когато стартирате приложението.
  • Calendar View: Изберете кой изглед - ден, седмица или месец - ще се показва по подразбиране.
  • Time slice: Изберете на какви интервали от време да се разделя денят.

Work Week

  • Custom: ако включите бутона може да избирате дни по ваше желание, при изключен бутон се зарежда стандартна работна седмица от понеделник до петък.
  • Starts at: Изберете първия ден от седмицата.
  • Working hours: Изберете типичното работно време (от / до). Изгледът на календара ще показва по подразбиране тази част от деня.

Remind about event

Докато сте тук можете да изберете предпочитания от Вас канал за известяване, за да бъдете предупредени за предстоящи събития:

  • Чрез имейл
  • Чрез чат съобщение
  • Чрез телефонен разговор

Free/Busy Publishing

  • Days to Publish: изберете за какъв период от време да публикувате вашия статус.

За да активирате настройка поставете превключвателя в положение ON или OFF.

Не забравяйте да потвърдите избора си, като кликнете бутона Apply.

Управление на календар в Pronto уебмейл

За да отворите панела за управление на календарите в Pronto уебмейл трябва да кликнете иконата Calendar в главното меню:

Достъп до календар в главното меню

Календарът Calendar, се зарежда по подразбиране и не може да се изтрие или редактира тъй като е асоцииран с акаунта.

Създаване на нов календар

За да създадете нов календар кликнете иконата знак плюс в хоризонталното меню:

Създаване на нов календар

и кликнете бутона Create Calendar.

В панела Create Calendar дайте име на вашия календар и изберете къде да се намира неговата основна директория: на едно ниво с календара по подразбиране или като негова поддиректория.

Препоръчаме да маркирате полето Root (както е показано на изображението) за да бъде вашият календар на същото ниво с календара по подразбиране:

Избиране на настройка Root

Местоположение на календара на ниво главна директория

В противен случай при всяко ново отваряне на календара трябва да кликате върху малката стрелка пред Calendar за да сe визуализира линка към календара Test:

Местоположение на календара като поддиректория

Маркиране на календарите с различен цвят

Като кликнете иконата с цветния спектър се отваря меню, в което може да изберете различен цвят за линка на всеки отделен календар за по-лесно различаване и групиране:

Маркиране на календарите с различен цвят

Когато изберете (маркирате) календар под неговото поле се зарежда тънка жълта ивица (border), която показва кой е активният календар в момента. Ако не сте маркирали полето пред името на календара основния цвят на полето е син, ако маркирате полето - неговият фонов цвят ще съответства на избраният от вас цвят.

Абониране за календар

Ако маркираме календара Test и кликнем линка Calendar Subscription се зарежда панел Calendar Subscription с едно поле Account Name. Ако в това поле въведем нашият имейл адрес се появяват две полета, които дават достъп до двата календара в нашия акаунт:

Абониране за календар

В извършването на това действие няма логика защото ние имаме достъп до нашите календари и няма смисъл допълнително да се абонираме за тях.

Нека въведем имейл адреса на друг Pronto акаунт - friend1@icn-demo.com. Появява се съобщение за грешка - потребителя friend1 не е споделил директории с вас:

Съобщение за грешка при въвеждане на акаунт

За какво тогава служи опцията Calendar Subscription?

Полето Account Name се попълва автоматично когато ние сме абонирани за календар на друг Pronto потребител, което ще покажем как се прави в следващия пример.

В акаунта user1@icn-demo.com създаваме календар User1. Маркираме полето на календара, кликаме иконата зъбно колело и в полето Access Control List въвеждаме нашият имейл адрес prontomail@icn-demo.com:

Получаване достъп до календар на друг потребител

Ако кликнем линка срещу надписа Public Access through Web ще активираме достъпа до календара през браузер:

Активиране достъпа до календара през браузер

Този линк може да изпратим на произволен брой лица тъй като те само ще виждат събитията в календара без да имат права за редактиране.

Кликаме бутона Save за да запазим настройките и системата автоматично изпраща писмо на нашата поща prontomail@icn-demo.com:

Покана за абониране за календар в съобщение

Когато кликнем бутона Subscribe, за да се абонираме за календара, под нашите два календара се появява директория с името на потребителя (в случая User1):

Директория на новия календар

Ако маркираме полето с директорията User1 и кликнем иконата зъбно колело ще забележим, че в полето Account Name на панела Calendar Subscription системата е добавила автоматично акаунта user1@icn-demo.com:

Автоматично попълване на полето Account Name

По абсолютно същия начин ние можем да предоставим абонамент към нашия календар като добавим друг потребител на Pronto в Calendar Subscription, системата ще му изпрати имейл за потвърждение и когато потребителя кликне бутона в писмото, в неговия акаунт ще бъде добавен линк към нашия календар.

Създаване на събитие (event)

Ново събитие в календара може да създадете по няколко начина:

  • Ако кликнете знака плюс в хоризонталното меню на календара - за начална и крайна дата автоматично се въвежда текущата дата.
  • Ако кликнете два пъти в полето с датата, от която започва събитието - за начална и крайна дата автоматично се въвежда избраната дата.
  • Ако кликнете върху началната дата, задържите натиснат левия бутон на мишката, изтеглите до крайната дата и пуснете бутона (Drag'n'Drop) - двете дати (начална и крайна) ще бъдат коректно отчетени.

Създаване на събитие през икона знак плюс

Създаване на събитие чрез кликане и плъзгане Drag'n'Drop

Начална и крайна дата на събитие

За да създадете събитието въведете следната информация в панела Event Editor:

  1. Въведете Subject. Това ще бъде заглавието, което ще се показва в календара за Вашето събитие.
  2. Изберете началната и крайната дата на събитието. За улеснение се появява малък календар, когато кликнете в полето, от което можете да изберете датата.
  3. Изберете началното и крайното време.
  4. По желание въведете текст в Where и Description (място и описание).
  5. Status - от менюто изберете вашия статус по време на събитието - зает, свободен, неопределен или недостъпен.
  6. Изберете Alarm, ако искате да бъдете предупредени за създаване на ново или редактиране на текущо събитие и уточнете интервала от време.
  7. Маркирайте Private, ако това събитие трябва да бъде скрито от други потребители.
  8. Запазете информацията с Save.

Избиране на статус в меню

Избиране интервал от време

Събитието ще бъде създадено и показано в календара.

Целодневно събитие (all­-day event)

Ако събитието ще продължи цял ден, маркирайте полето All‐Day Event. Събитията All‐Day Event ще се показват в първия ред на календара, озаглавен All‐Day.

Повтарящи се събития (recurring events)

Можете да създавате повтарящи се събития, напр. за среща, която се провежда по едно и също време всяка седмица.

  • Маркирайте опцията Recurrence;
  • В новото поле Recurrence изберете интервала, в който ще се повтаря събитието - дневно, седмично, месечно, годишно ...
  • Кликнете Save, за да създадете повтарящото се събитие.

Интервала за повторение на събитието

Прикачване на файлове

Можете да прикачите един или повече файлове към събитие като кликнете иконата кламер в хоризонталното меню.

  • В прозореца Event Editor кликнете върху иконата Attach file.
  • Изберете файла(овете) от компютъра и потвърдете.
  • Всички прикачени файлове ще се покажат в прозореца на събитията. Можете да отворите файл, като кликнете върху него. Можете да изтриете файл, като кликнете върху X до името на файла.
  • Потвърдете с Save. Прикачените файлове ще бъдат показани в прозореца за предварителен преглед на събитието. Можете да отворите визуализацията, като кликнете на събитието в календара.

Прикачване на файлове към събитие

Събитие с висок приоритет

Можете да можете да маркирате важни събития като такива с висок приоритет:

  • В прозореца кликнете върху Priority (иконата малка латинска буква i). Иконата ще се промени. След запазването на избора иконата ще се показва в изгледа на календара до заглавието на събитието.
  • За да премахнете маркер за приоритет от събитие, кликнете отново върху иконата.

Приоритет на събитие

Редактиране на събитие

Има две възможности за редактиране на съществуващо събитие:

1. Използвайте Drag'n'Drop за да преместите събитието на различна дата или час:

  • Кликнете върху обекта на събитието.
  • Плъзнете го до новата му позиция в изгледа на календара.
  • Освободете бутона на мишката. Събитието е преместено на новата дата/час.

2. Кликнете върху обекта и изберете Edit.

Редактиране на събитие

Съвет: При кликане върху обект на събитие ще се отвори визуализирането на събитието. Тук се показват всички факти за събитията при импортиране, включително приоритет на събития и прикачени файлове.

Изтриване на събитие

За да изтриете събитие кликнете върху събитието в календара.

  • Кликнете бутона Edit
  • Кликнете бутона Delete
  • Потвърдете като кликнете Delete

Изтриване на събитие

Показване на няколко календара едновременно

Можете да изберете показване на събития от един календар или от няколко календара едновременно.

  • За да се показват на събития от даден календар, задайте отметка за този календар в списъка с календари. Когато се настрои отметката, ще се покажат събитията от този календар.
  • За да преустановите показване на събития от конкретен календар, премахнете маркировката. Събитията от този календар ще бъдат скрити.
  • За да се показват събитията от няколко календара, маркирайте всички календари, чиито събития искате да се показват. Всички събития ще бъдат показани заедно в изгледа на календара.

Показване на няколко календара

Изтриване на календар

За да изтриете календар:

  • Изберете календара, като кликнете върху името му.
  • Кликнете иконата зъбно колело и в панела Edit кликнете Delete (иконата кошче за боклук).
  • Потвърдете, като кликнете върху Delete.

Изтриване на календар

Важно: Това действие ще изтрие всички събития в календара!

Инструментите за навигация в календара са разположени в хоризонталното меню в две групи икони от двете страни на заглавието:

Инструменти за навигация в календар

Лявата група икони съдържа стрелки за преместване напред и назад, връщане през бутона Today в текущата дата и икона за отваряне на календар за зареждане на дата по желание:

Група икони за преместване

Особеното в навигацията е, че стрелките за преместване напред или назад (във времето) зависят от избраният изглед на календара, който се определя чрез кликане на икона от дясното меню - дневен, седмичен и месечен.

Икони за изглед на календар

В зависимост от този избор при кликане напред или назад стъпката ще бъде съответно един ден, една седмица или един месец.

При кликане върху иконата списък от дясното меню се зареждат всички събития в календара/календарите:

Показване на всички събития в календар

Експортиране на събития от календара

Можете да експортирате събития, съхранени във вашия календар. Експортирането ще създаде iCal файлове, които можете да използвате, за да импортирате данните в други календарни програми.

  1. Изберете календара, чиито събития искате да експортирате.
  2. Кликнете върху More (иконата зъбно колело) в лентата с инструменти в хоризонталното меню.
  3. Кликнете Export Calendar Data. Вашият уеб браузър ще изтегли файла, съдържащ данните от календара.

Експортиране на събития от календара

Импортиране на събития в календара

Можете да импортирате данни от календара, които сте експортирали от друга календарна програма във формат iCal.

  1. Изберете календара, към който искате да импортирате данните за събития.
  2. Кликнете върху More (иконата зъбно колело) в лентата с инструменти в хоризонталното меню.
  3. Изберете iCal файла, съдържащ данните от календара, и потвърдете. Събитията ще бъдат импортирани в избрания календар.