Имейл комуникацията заема голяма част от ежедневието на работещия човек днес. Предполагаме, че Ви се е случвало на ден да отговаряте на десетки имейли, а в натоварените месеци може да надминат и стотици. За да бъдете безупречни в имейл комуникацията си и да поддържате изказа си на ниво пред Вашите партньори, сме Ви подготвили няколко ценни практики, които ще са Ви от полза.
Не подценявайте силата на думите, а направете така, че те да работят за Вас. В днешно време повече от всякога съдим за човека зад екрана по неговите изказ и грамотност. Представете своя бизнес или фирма подобаващо и не спирайте да подобрявате своите комуникационни умения. А сега нека започваме:
1. Използвайте професионални имейл адреси
Непрофесионално за един утвърден бизнес би изглеждало използването на личен мейл при бизнес комуникация. Друго, което би Ви изиграло лоша шега, е да използвате мейл с разширение, което не отговаря на домейн името на Вашия сайт (office@mybusiness.com), а използвате поща с разширение .gmail, .abv или др.
Дори и да имате няколко офиса в различни части на страната или света, е важно да използвате единен имейл за комуникация. Можете да имате дори различни акаунти с един домейн – office@mybusiness.com, sales@mybusiness.com и т.н, като освен предимството да изглеждате професионално в очите на партньорите Ви, ще можете и лесно да управлявате бизнес комуникацията си и да си гарантирате, че тя е добре защитена.
Научете повече: 7+1 причини да създадете имейл с името на Вашия сайт | Blog
Извод: Персонализирането винаги работи във Ваша полза и се запечатва много повече в съзнанието на потребителите или клиентите Ви.
2. Структура на имейла
Всеки имейл има структура, която се състои от: Subject (тема на имейла), Body (основен текст на имейла); Signature (подпис), Прикачени файлове. Нека заедно разгледаме какви са особеностите и правилата, с които е желателно да се съобразяваме всеки път, когато използваме имейл комуникация.
Subject (тема)
В темата трябва да напишете в няколко думи за какво е Вашият имейл. Бъдете кратки и конкретни, тъй като темата е това, което много бързо и лесно ориентира получателя. Важно е да грабнете вниманието му, но това далеч не означава да пишете „Шок“, „Ужас“, „Спешно“. Просто подберете най-правилните думи, които разкриват същността на съдържанието.
Използвайте между 5-7 думи за тема. Имайте предвид, че голяма част от онлайн потребителите проверяват своята кореспонденция и през телефон, което означава, че в мобилна версия в темата на имейлите не се виждат повече от 7 думи.
Извод: Изборът на тема е от изключително голямо значение особено когато пишете на човек за първи път. Подбирайте внимателно думите и бъдете конкретни.
Body (основен текст на имейла)
Винаги започвайте комуникацията с учтива форма на обръщение като: „Здравейте, г-н Йорданов“, „Добър ден, Димитър Георгиев“, „Привет, Ангел Иванов“. Желателно е да използвате две имена, ако знаете какви са те предварително, или в противен случай ползвайте пълното първо име на човека (Петя, Петър, Милена, Николай), но не и умалително (Петърчо, Никчо, Пете). Употребата на кратки и лични форми на обръщение се смята за неуважение, ако нямате вече изградени партньорски или приятелски отношения с човека отсреща.
- Съветваме Ви да бъдете кратки, точни и ясни в изказа си. Не задавайте прекалено много въпроси наведнъж, защото рискувате да не получите задоволителен отговор на всеки един от тях.
- Структурирайте подобаващо Вашата комуникация. Когато имате няколко важни теми, които искате да обсъдите с Вашите колеги и партньори, ги разделете на подточки или тиренца. Така ще акцентирате върху важните ключови моменти.
- Можете да използвате различни методи за подчертаване на силните точки във Вашия текст, като използвате също форматиране на текста. По този начин ще засилите въздействието на думите.
- Категорично избягвайте употребата на емотикони. Запазете ги за неформална комуникация и лични имейли. Не са подходящи за бизнес комуникация, въпреки че придават усещането за добронамереност от Ваша страна.
- Задължително проверявайте текста си за правописни, граматически и пунктуационни грешки преди да натиснете бутона „Изпрати“. Можете да използвате помощта на онлайн автокоректори, ако не сте сигурни в собствените си умения.
Винаги използвайте поне едно изречение за финал, заедно със своите имена и не забравяйте да приканите човека отсреща към действие. Никога не оставайте имейла с отворен край. Ето как би могъл да изглежда краят на Вашия имейл:
„Очаквам Вашия отговор. Желая хубав ден!
Поздрави,
Петя Енчева.“
Извод: Бизнес комуникацията изисква стилно и грамотно писане. Бъдете конкретни.
Signature (подпис)
Подписът е задължителен елемент в една бизнес комуникация. Той представлява предварително подготвен шаблон, който автоматично излиза при всеки изпратен имейл. Придава тежест и е чудесен начин да намерите контакти за връзка с Вашите партньори, без да сте изискали това предварително.
В своя подпис можете да сложите:
- Двете си имена;
- Позиция и фирма;
- Ваша профилна снимка (по желание);
- Телефон за контакт;
- Имейл;
- Социални канали (ако имате подходящи профилирани социални канали).
Бонус съвет: Можете да използвате още сега инструмент за създаване на подпис. Разполагате с различни темплейти, от които можете да изберете най-подходящия за Вас вариант. Опитайте!
Прикачени файлове
Има няколко основни принципа, с които е желателно да се съобразите, когато прикачвате файлове.
- Винаги споменавайте в имейла си, че изпращате прикачен файл.
- Никой не обича да запълва пощата си с тежки файлове от свои партньори и клиенти. За да избегнете това, използвайте ZIP файлове или програми за трансфер на данни.
- Другото нещо, с което задължително трябва да се съобразите, е да наименувате правилно прикачения файл. Трябва да му зададете такова име, че да може с един бърз поглед Вие и човекът отсреща да се ориентирате за какво е този файл, дори без да го преглежда подробно. Това улеснява комуникацията и целия Ви процес на работа. Толкова е просто и ефективно.
Адресиране на имейла
Разполагате с няколко опции за адресиране на Вашата имейл комуникация. Ето кои са те:
To: – Използва се, когато имате конкретен основен получател. Тук изписвате неговия имейл.
CC: (Carbon copy) – Използвайте го, когато има други заинтересовани лица от Вашата кореспонденция. Всички участници виждат имейл адресите, към които изпращате дадения имейл.
BCC : (Blind carbon copy) – Използвайте го, когато искате да изпратите скрито копие до някого, без другите участници в комуникацията да виждат неговия имейл. Той остава скрит за всички в комуникацията.
Reply: – Избирате тази опция, когато искате да върнете отговор на конкретен имейл.
Reply All: – Когато има няколко имейла в комуникацията, много внимателно преценете дали Вашият отговор касае всеки един от участниците в нея, или само адресата. Ако не касае всички участници, недейте да използвате бутона „Reply All“, защото ще направите един излишен спам към колегите си.
Това са основните елементи от структурата на един бизнес имейл. Има още няколко важни неща, с които е желателно да се съобразите.
- Преценете часовата зона, ако изпращате имейли в чужбина;
- Гледайте да изпращате имейлите си преди обедните часове или непосредствено след тях. Късните имейли не са за предпочитане, пък и със сигурност ще Ви се наложи да изчакате известно време, за да получите важен отговор;
- Винаги отговаряйте в същия имейл, който сте получили (с Reply или Reply to All), за да продължите същата комуникация. Не отваряйте нов имейл за вече започната комуникация. Това би объркало проследяването на информацията от всички участници;
- Започвайте нов имейл при всяка една отделна и независима задача, за да не стане объркване и да разграничите всичките дейности, с които се занимавате. Така след време, ако имате нужда от информация, за която сте забравили, винаги можете да се върнете в кореспонденцията си и да проследите цялата налична хронология, с която разполагате, за да сверите знанията си;
- Винаги отговаряйте на време в рамките на деня. Ако сте възпрепятствани обаче, не отлагайте прекалено дълго, а върнете отговор при първа възможност. Не е приятно да държите хората в неведение дали сте видели кореспонденцията им, или не.
БОНУС СЪВЕТ: Когато имате намерение да излизате в отпуск, настройте си автоматичен e-mail отговор към Вашите партньори и клиенти, който ясно да очертава периода, в който ще отсъствате от работното си място. Така Вашите колеги ще са наясно за отсъствието Ви и няма да се чудят защо не им отговаряте. Желателно е да сложите имена, телефон и имейл на друг колега, който може да Ви замести за най-важните и неотложни задачи, които са зад гърба Ви.
Пример за текст, който можете да използвате, ако Ви се наложи да отсъствате дълго от офиса:
„Здравейте, Ще бъда в заслужен отпуск от 9 септември до 19 септември. Ако имате неотложно запитване, моля да се свържете с колегата Иван Петров на имейл: i.petrov@business.com или на тел. 222 333 44. Той ще Ви съдейства за всичко необходимо.
Ако все пак не е дошъл краят на света, изчакайте ме и ще Ви върна отговор при първа възможност след моето завръщане в офиса!
Усмихнат ден, Петър Иванов.“
Винаги можете да заложите на хумора в своя автоматичен имейл, стига той да бъде в някакви поносими граници, ако средата Ви го позволява. Вие най-добре можете да прецените силата на думите и въздействието им върху Вашите клиенти, колеги и потребители.
Вижте още: Предстои Ви отпуск? 10 идеи за атрактивен Out-of-Office имейл според Вашия бизнес | Blog
3. Подходящи шрифтове за Вашата имейл кореспонденция
Шрифтовете са важен елемент от имейл кореспонденцията. Внимателно подбраният и различен шрифт със сигурност ще направи впечатление на човека, до когото пишете и ще му придаде усещането за професионализъм и високо ниво на комуникация от Ваша страна.
Много е важно да подбирате шрифтове, които са лесно четими и с достатъчна големина, за да не дразнят човешкото око. В противен случай можете да получите обратния ефект и Вашият имейл да остане незабелязан и дори рискувате да остане непрочетен. Ето и нашите 8 предложения за подходящи шрифтове за имейл:
Arial
Arial със сигурност е шрифт, който е познат за Вас. Въпреки че е създаден през далечната 1982 г. за употребата на лазерен принтер, до ден днешен той е един от най-използваните шрифтове сред онлайн потребителите. Причините за това са, че е изключително изчистен, лесен за възприемане и четене и е много приятен за човешкото око.
Verdana
Verdana е специално разработен шрифт, който изглежда добре на всички видове екрани и дисплеи. Създаден е от Матю Картър и се отличава от останалите шрифтове със своите широки символи и голямо разстояние между всеки знак, което го прави лесен за четене и възприемане за Вашата имейл кореспонденция.
Helvetica
Helvetica е третото ни предложение. Определено се нарежда и сред най-популярните шрифтове, които използват онлайн потребителите. Приятен е за четене, лесен е за възприемане и се поддържа от повечето програми за текстообработка, от различните имейл клиенти и уеб браузъри.
Georgia
Georgia е друг основен шрифт, който можете да използвате, когато изпращате имейл. Буквите са с достатъчно голямо разстояние помежду си, за да са приятни за окото и да не предизвикват дискомфорт при възприемане на информацията, която поднасяте на човека отсреща.
Tahoma
Tahoma font е шрифт, който принадлежи към едно от най-популярните семейства шрифтове, които се използват в операционните системи на Windows – San serif шрифтовете. Създаден е с идеята да е лесно четим дори и при по-малките размери на шрифта.
Lucida
Lucida се отличава с изчистените линии, семпли и отчетливи буквени форми. Характерно за този шрифт е, че разстоянието между буквите е една идея по-изразено от стандартните шрифтове. Всеки от знаците е със сравнително по-голяма височина от стандартните.
Trebuchet
Trebuchet шрифтът е създаден през 1996 г. и е специално проектиран с идеята за четене на екран. Отличава се с по-голямата височина на линиите, по-широко разстояние между символите и заоблени ръбове на буквите.
Times New Roman
Сигурни сме, че Times New Roman Ви е познат до болка и няма нужда от каквото и да било представяне. Истината е, че се използва като шаблон за всякакъв тип онлайн комуникация. Много често се използва и като шрифт по подразбиране за различни програми за текстообработка, защото е лесно четим, както на екран, така и на печатни издания и документи.
4. Ценни съвети, които да приложите в практиката
- Използвайте класически шрифтове с големина, която се вижда достатъчно добре и не дразни човешкото око. Пример за такива за шрифтовете Arial и Times New Roman. Най-добрият избор за големина на шрифт е 12 или 14.
- Не прекалявайте с употребата на думи като „Важно“ и „Спешно“, „Незабавно“;
- Избягвайте изписването на думи с главни букви, защото носи асоциация за повишаване на тон (ВИЖ КАКВО ТИ НАПИСАХ);
- Не използвайте много препинателни знаци наведнъж, защото това е знак за припряност и изнервеност (??????? Или !!!!!!!);
- Желателно е да обясните точно какво искате от човека отсреща и защо му пишете;
- Когато получавате прикачен файл, за който сте помолили, не забравяйте да благодарите на отсрещната страна за съдействието;
- Когато пишете до няколко човека, заявете ясно към кого адресирате Вашия отговор, за да не стават грешки и да не последва вълна от имейли;
- Винаги препрочитайте кореспонденцията си преди да я изпратите;
- Когато сте прикачени към чужда кореспонденция и имейлът не е адресиран към Вас, недейте да отговаряте, а проследявайте мислено цялата комуникация;
- Когато пишете имейл, добавяйте имейл адреса след като сте попълнили всичко друго в структурата на писмото Ви. Така избягвате шанса да станат грешки и да изпратите имейл в не пълен състав;
- Не забравяйте да организирате имейла си така, че да бъде лесно четим. Използвайте булети, когато изброявате много неща. Започвайте на нов ред при всяка нова идея или мисъл, за да дадете необходимия въздух и текстът да бъде по-лесно възприет от човека отсреща;
- Можете да използвате и подчертани подзаглавия, когато изброявате няколко на брой неща;
- Използвайте числа, когато искате да степенувате по важност идеите си, задачите си или примерите си;
- Залагайте на кратки параграфи с кратки и ясни обяснения.
Не забравяйте, че начинът Ви на комуникация е показател за професионализма Ви – „По дрехите посрещат, по акъла изпращат“, а в нашия случай във времена на онлайн комуникация „По имейла посрещат, по съдържанието изпращат“. Затова не подценявайте изпращането на имейли, въпреки че вече се е превърнало в рутинна дейност в нашето работно ежедневие.
