Начало > ICN.Bg Блог > Полезно > Оптимизирайте работата си с помощта на работен календар

Оптимизирайте работата си с помощта на работен календар

Оптимизирайте работата си с помощта на работен календар

| Полезно

Всеки един бизнес има нужда от подреденост, когато се отнася до организиране на ежедневните задачи в екипа, фирмени събития, осъществяване на всякакви видове рекламни кампании и отбелязване на важни бизнес срещи. Подредеността е част от формула за успех. Ефективният работен процес изисква своята подготовка и контрол, за да бъде всичко наред. Хаосът може да бъде обуздан, благодарение на Работен календар, който е ключът към спокойствието на всеки мениджър или собственик на бизнес.

С правилното систематизиране на дейностите на всеки от екипа ви в работен календар, с един бърз поглед сте наясно с цялата дейност на вашия бизнес и всичко свързано с развитието на вашите цели във времето.

В днешната статия заедно ще разгледаме как календарът може да оптимизира работата ви и какви темплейти и инструменти да използвате за неговото създаване.

Как календарът може да оптимизира вашата работа?

Най-хубавото е, че всеки бизнес може да оптимизира своя работен календар по начина, който ще е най-ефективен конкретно за неговата работа и екип. Електронният вариант на календар е много по-ефективен от настолния, защото винаги ви е под ръка и можете много лесно да го споделяте с колегите си.

Целта на календара е да съберете на едно място дейностите, върху които сте се съсредоточили и с бърз поглед да бъдете наясно с това какво сте планирали, на какъв етап са възложените задачи, които текат в момента и какви са плановете в близките няколко седмици или месеци. С две думи оптимизирате целия си работен процес като:

  • Систематизирате информацията;

  • Подобрявате ефективността на екипа;

  • В течение сте с всички новости;

  • Имате бърз поглед на работата си.

Първата важна задача е да определите целите, които искате да постигнете с този календар - какво и защо ще записвате в него. Втората най-важна задача е попълването на работния календар да се превърне в ежедневна задача, в която задължително трябва да отбелязвате всяка нова промяна, която правите. В противен случай се губи целият смисъл и последователност.

Структура на споделения работен календар

Структурата, както казахме преди малко, е изцяло персонализирана, за да служи за целите на всеки един отделен бизнес. Ето и няколко насоки за това какво бихте могли да включите във вашия работен календар:

  • Цели на задачата или каква е крайната цел, която искате да постигнете;

  • Статус на задачата – работен вариант, за проверка или свършена задача;

  • Съдържание: имейл кампания, facebook кампания, блог пост, уебинар и др.;

  • Име на човека, който отговаря за конкретната задача на тази дата;

  • Начален и краен срок на изпълнение на задачите;

  • Бележки – можете да добавите и подобна секция, в която да вписвате странични мисли и неща, които искате да споделите с екипа си, но информацията не се отнася до нито една от другите секции. Като нови бизнес идеи например.

Съвет: Разделете задачите си на седмични задачи и месечни задачи. В секцията месечни ще можете да имате поглед над всички планирани за месеца дейности в по общ план. Когато отидете на седмичния график на задачите, обаче ще видите всяка една задача, разграфена по дни, часове, отговорници и етап на развитие на задачата. По този начин много по-лесно и детайлно ще се ориентирате в работата и ще имате общ поглед над целия процес дори.

Споделеният календар е предназначен за екипна работа

Ефектът от употребата на работен календар се усеща най-ясно, когато целият ви екип е част от неговото попълване. Включете всички ваши колеги в него. За целта е необходимо да дадете достъп до всеки един от тях.

Не забравяйте да обучите хората си как да боравят с него, за да може всеки един от тях да бъде достатъчно ефективен през работния процес. Разпределете задачите, за да може всеки лесно да се ориентира със задачите, които са спешни и тези, които могат да търпят кратко отлагане с времето.

Ангажирайте колегите си да го отварят всеки ден следят заложените задачи и да отбелязват промените, които са направили по текущите кампании. Изключително важно е всеки член на екипа ви да се сдобие с този навик, защото това е сигурен начин да увеличите производителността и ефективността си.

Инструменти и темплейти за създаване на работен календар:

Съществуват различни платени и безплатни готови темплейти, които можете да използвате. Представяме ви едни от най-разпространените инструменти за работен календар. Ето кои са те:

Editorial Calendar е плъгин за WordPress сайтове

editorial calendar

Editorial Calendar е страхотна опция за всички WordPress сайтове. Ако имате сайт или блог в WordPress и редовно публикувате съдържание в него, сме сигурни, че вече имате нужда от подобен календар, който на едно място да събере целия ви план за постване в следващите няколко дни, а защо не и седмици. С т.н. Editorial календар, вие ще можете да планирате постовете си, а благодарение на drag&drop функцията си лесно можете да променяте позициите на плануваните събития и много ефективно да управлявате графика си.

Когато погледнете какви са блог постовете, които ви предстоят, много лесно можете да добиете представа и за собствената си работа, която се губи в разхвърляното ежедневие, като това дали не пропускате някоя важна тема, дали не прекалявате в писането на еднотипни блог статии.

Понякога човек несъзнателно върви по течението и пропуска малки детайли, които могат да променят цялостната картина и най-вече концепцията на вашето онлайн присъствие. Календарът ви спестява време да се чудите дали вече сте засягали някоя тема или не, по този начин печелите време, за да бъдете още по-креативни.

Ако тепърва ви предстои да си направите блог, разгледайте нашата статия с 12 съвета за бъдещи блогъри. Сигурни сме, че ще намерите ценни съвети за себе си.

Планирането може да ви бъде единствено и само в полза, за да бъдете по-продуктивни. Подготвили сме за вас страхотни tips and tricks как да бъдете по-фокусирани и продуктивни, докато пишете блог статии. Разгледайте ги и приложете най-полезните във вашето ежедневие.

Google Sheets

google sheets

Google Sheet е един от най-разпространените методи за организиране на работния процес. Можете да използвате готовите темплейти за календари, които съдържат един sheet с разграфените дни за целия месец и отделни страници, раздробени на седмици. Другият вариант е в един Dоcs документ да си направите необходимия брой страници, да определите важните за вас полета, дейности и данни и да ги разпределите.

Не забравяйте да направите документа „споделен“, за да може и вашите колеги да работят върху него и да отбелязват свършената работа.

За целта е необходимо да кликнете върху зеления бутон „Share” най-горе в дясно. След това кликнете на бутона „Get link” и отдолу ще ви излезе ред с надпис „Anyone with the link..”. В дясно на него има падащо меню, от което трябва да изберете опцията „editing”. Накрая натиснете бутона “Done”. Editing опцията ви дава правото всеки, който има достъп до линка да нанася корекции в него.

google sheets share link

Можете спокойно да поровите из опциите, които предлагат от Microsoft excel, ако търсите по-атрактивна визия за своя календар. Нека ви дадем един пример:

content calendar

Можете да използвате календара и за планиране на маркетингови стратегии, за следене на развитието на кампании в различните социални канали, с които разполагате. Ако разполагате с голяма доза въображение, можете самите вие да си направите личен персонален файл, спрямо вашите персонални нужди.

Google calendar

google calendar

Google caledar също е вариант за създаване на календар със задачи. Той по-скоро обаче е подходящ за лично ползване, а не толкова за събиране на задачите на цял екип в едно. Но все пак го споделяме с вас, защото е много лесен за употреба и със сигурност може да ви свърши чудесна работа.

Social media Content календар

social media Content calendar

Social media Content календарът на Hubspot е много практичен и безплатен вариант, ако искате да контролирате абсолютно професионално своето присъствие в социалните си канали, като минимизирате шанса от пропуски. Календарът е в познатия на всички Excel и е проспособен, така че с един поглед да се ориентирате лесно в заложените задачи по дни, седмици или месеци.

Улеснява координирането на кампаниите ви, систематизира цялата информация и най-вече служи за вечен архив, който може да ви послужи като отправна точка с времето. Наместо след години да ровите по постовете си в някоя социална мрежа, като Facebook например, можете да се върнете на вашия календар с един клик и да откриете какво точно сте поствали за Коледните празници през изминалата година.

Споделен календар на Бизнес мейл услугата cMailPro

shared calendar by cmailpro

Споделеният календар на cMailPro е инструментът, който използва нашият екип, за да синхронизираме задачите помежду си. В своята бизнес мейл услуга и вие разполагате с готов споделен календар, който да бъде достояние на всички колеги в офиса. Споделения календар може да ползвате даже, ако имате 1 обща зала и всеки от екипа се опитва да я резервира за дадена среща.

Директно с няколко клика можете да запишете уредената среща от последния си имейл и да планирате всяко следващо събитие.

Всяка една промяна, която вписвате в него, ще бъде достъпна и до вашите колеги (ако желаете, разбира се). Както виждате ние сме записали планирани събития, които предстоят в месеца.

Можете да настройвате аларма, която да ви напомня и известява за конкретно събитие няколко дни по-рано, за да сте сигурни, че няма да пропуснете този момент.

На ваше разположение има и цветна карта или иначе казано можете да отбелязвате различните си кампании или задачи в различни цветове, за да ги разграничавате по-лесно. По този начин човешкото око много по-лесно възприема информацията и мозъкът по-бързо разграничава отделните задачи.

Много е полезно, че можете да настроите различни начини за напомняне чрез предпочитан от вас канал за известия:

  • чрез имейл;

  • чрез чат съобщение;

  • чрез телфонен разговор.

Страхотна е опцията за прикачване на файлове, които са важни за вас и са част от работния ви процес. Така не губите време да ровите по пощите си или компютъра, за да търсите файлове. Можете да маркирате събитията с приоритет и още много важни функции.

Полезно: 8 сигурни и бързи начина за споделяне на файлове

Освен споделения календар, услугата cmailPro е бизнес мейл услуга, която може да ви предложи още много допълнителни екстри към комуникацията ви като: Синхронизиране на устройствата ви - благодарение на тази екстра всичките ви задачи в календара, имейли и контакти ще бъдат автоматично синхронизирани на всички ваши устройства.

Научете повече за управлението на Споделения календар на cMailPro.

Все повече приложения залагат планирането в онлайн среда, защото всички ние сме онлайн през по-голямата част от ежедневието си и по този начин е лесно и бързо да оптимизираме работата си. Споделените работни календари са ефективен инструмент за всеки бизнес. Не забравяйте, че най-важното нещо е да си създадете навик и да го попълвате всеки ден, за да може да има ефект.

Сигурни сме, че ще го забележите в рамките на няколко седмици. Оптимизирайте работния процес с колегите си и бъдете по-продуктивни от всякога.

Абонирай се и вземи веднага 15% отстъпка

Получаваш винаги специални оферти, само за абонати и най-полезната и актуална информация за твоя онлайн бизнес.

Изпращане... Грешка по време на изпращането! Моля опитайте отново!

С въвеждане на вашия мейл, вие се съгласявате с условията за ползване на ICN.Bg. Този сайт е защитен от reCAPTCHA и се прилагат правилата за поверителност и общите условия на Google

Благодарим Ви.

Заявката ви е изпратена успешно!

Обратно най-горе