Комуникационните проблеми – тихият убиец на вашия бизнес успех

Комуникационните проблеми – тихият убиец на вашия бизнес успех

Комуникацията е ключов фактор за всеки бизнес, независимо неговия размер или сфера на дейност. И докато повечето компании до известна степен обръщат внимание на външната комуникация с партньори и клиенти, голяма част от тях често пренебрегват вътрешния комуникационен процес. Изборът на правилно софтуерно решение, което да поддържа и организира цялостния комуникационен процес на вашия бизнес, може значително да подобри резултатите – ефективност на труда, време за обработване на входящите запитвания, по-ползотворна и бърза комуникация между отделите, възможност за колаборация.

Ето 6 от най-често срещаните пропуски и проблеми в комуникацията, както и съвети как лесно да ги избегнете!1. Липса на единна система за комуникация в компанията. Служителите ви използват различни приложения за комуникация - Skype, Facebook, Viber, Yahoo Messengers, Windows Live Messenger, iChat и др. В следствие на това в офиса ви настъпва хаос, кой какъв клиент предпочита, кой къде има регистрация и кое е свикнал да използва. Резултатът е неефективна комуникация и дори липса на такава между някои служители. Хаосът нараства още повече, когато служителите ви започнат да си разменят и файлове през гореспоменатите клиенти, което застрашава и сигурността на компанията ви. Решението е лесно: Използвайте единна система за чат, която ви позволява комуникационният процес да преминава през един единствен сървър под ваш контрол. Допълнително предимство е, ако тази система ви предлага и възможност за видео и гласови обаждания между служителите ви, организиране на вътрешни чат групи по отдели, възможност за задаване на права на достъп и криптиране на чатовете. Така ще имате консолидиран комуникационен канал, който е под ваш контрол и е 100% сигурен.e-mail-blue2. Липса на ясна организация при обработването на входящата кореспонденция. Голяма част от компаниите използват един общ имейл за входяща кореспонденция – най-често office@, info@, sales@. Тъй като обема на входящата кореспонденция е голем, често той се обработва от няколко човека едновременно, което поражда въпроса: Кой по кой имейл работи? Резултатът може да е различен – или клиентът получава няколко различни отговора от различни служителя, или някои имейли се пропускат и остават без отговор. А има ли случаи, когато този общ имейл адрес се обработва само от един служител и той отсъства? Какво можете да направите: Да организирате входящата имейл кореспонденция като използвате автоматични отговори, филтриране на входящата поща по ключови думи и разпределяне на имейлите към конкретни служители, автоматично пренасочване на специфични имейли към най-компетентния в областта служител, автоматично приоритизиране на имейлите. Така си гарантирате предимства като намаляване на времето за отговор, автоматизация на част от процеса, както и подобряване на качеството на отговорите на клиентските запитвания. Колко функции всъщност може да има един мейл? file-storage-blue3. Физическа отдалеченост на отделите, което води до трудности в комуникацията и съвместната работа. Все повече фирми разширяват дейността си като разкриват офиси в повече от една локация – в рамките на България или извън нея. Физическата отдалеченост на служителите ви води до затруднения в комуникацията между тях, липса на синхрон в действията и бизнес процесите. За да бъде компанията ви успешна, осигурете възможност на екипа си да комуникира ефективно, като му предоставите множество канали, а не се ограничавате със стандартните имейли. Организирайте видео разговори и презентации, дайте им възможност да разговарят помежду си, а не само да разменят имейли. Важен фактор е възможността да споделят общи файлове и проекти, които да са достъпни за всички, независимо от тяхната физическа локация. Изберете cloud базирано решение, с уеб базирана платформа, която дава равен достъп до информация на целия екип (вие може да определята кой какви права има). Споделяйте и организирайте информацията си в облака – презентации, оферти, процедури и др.4. Лиmobile-sync-blueпса на синхронизация между отделните мобилни устройства, които служителите използват – особено силно изразена при търговците или служители, които често пътуват. Имате успешен sales екип, който организира ежедневно срещи с потенциални клиенти и партньори и почти през цели работен ден е извън офиса. Или пък вашата работа е свързана с чести бизнес пътувания. Трябва ви последната версия на презентацията на новия ви продукт, но тя е на компютъра в офиса ви? Или очаквате важен имейл, но компютърът ви не е с вас? Как постъпвате? Осигурете непрекъснат достъп до имейла си, до всички важни файлове и контакти през всяко устройство, което използвате. Решението е лесно – синхронизирайте мобилните си устройства, като използвате комуникационно решение поддържащо мобилна синхорнизация. Не пропускайте важната информация или бизнес възможност!contact-blue5. Използване на различни решения, за отделните комуникационни нужди. Вашият екип комуникира чрез мейл, чат и гласови обаждания. Използвате отделен софтуер за организиране на видео срещи, друга програма за споделяне на файлове и съхранението им в единна среда. Резултатът – отделяте ужасно много време и финансови средства за инсталиране на различни програми, за всяка от които е необходимо да помните отделно потребителско име и парола. Използването на едно цялостно решение, което да съчетава в себе си всички необходими ви функционалности ще ви спести не само средства, но и ще ви предостави допълнителна сигурност. All-in-one решенията са с високо ниво на сигурност, дават множество възможности и функционалности и са лесни за интеграция. А в допълнение – приемат се добре от служителите и не изискват почти никакво време за обучение!security-blue6. Сигурност и защитеност на информацията.В основата на всеки комуникационен процес и всяко комуникационно решение стои сигурността. Изберете решение, което ви предоставя криптиране на имейл кореспонденцията и чатовете, имейл архив и бекъп, съхранение на цялата информация на сървър под ваш контрол! Едно от решенията, което е all-in-one и с изключително високо ниво на сигурност, например е cMailPro. Продуктът е разработен от българска компания съвместно с американската компания CommuniGate Systems. Клиенти базирани на тази услуга са компании като British Airways, SITA, Air Moldova, DB Schenker, NASA, Ebay, PEZ, Mercedes-Benz, банкови и финансови институции, диставчици на услуги като Virizon и Orange и много други, което гарантира качеството на услугата. Услугата представлява оптимално решение за вашите комуникационни нужди, базирано на Unified Communications технологията. Предлага надеждна имейл услуга, уебмейл, календар, чат, управление на контактите, съхранение и споделяне на файлове и документи, мобилна синхорнизация и още ... . Иновативното решение е разработено от хостинг компания ICN.Bg, и е първото по рода си достъпно и ориентирано към нуждите на малки и средни компании.Вижте какво още ни дава услугата cMailPro. Заявете вашия тестови акаунт тук и открийте предимствата, които всички големи компании използват!

Етикети: #avtomatichni-otgovori #sarvar #ueb-bazirana-platforma #avtomatichno-prioritizirane-na-imejl #mobilna-sinhornizatsiya #100-siguren #avtomatichno-prenasochvane #vanshnata-komunikatsiya #komunikira-efektivno #filtrirane-na-vhodyashtata-poshta-po-klyucho #imejl-arhiv-i-bekap #kriptirane-na-chatovete #visoko-nivo-na-sigurnost #komunikatsionen-protses #vhodyashtata-korespondentsiya #all-in-one-reshenie #video-i-glasovi-obazhdaniya-mezhdu-sluzhi #softuerno-reshenie #chat-grupi #edinna-sistema-za-komunikatsiya #komunikatsiya #neefektivna-komunikatsiya #glasovi-obazhdaniya #zatrudneniya-v-komunikatsiyata #sistema-za-chat #cloud-bazirano-reshenie