Начало > ICN.Bg Блог > Полезно > Имейл етикет: Как да подобрим своята бизнес имейл комуникация?

Имейл етикет: Как да подобрим своята бизнес имейл комуникация?

Имейл етикет: Как да подобрим своята бизнес имейл комуникация?

Полезно

Имейл комуникацията заема голяма част от ежедневието на работещия човек днес. Предполагаме, че ви се е случвало на ден да отговаряте на десетки имейла, а в разгара на сезона може да надминат и стотици. За да бъдете безупречни в имейл комуникацията си и да поддържате изказа си на ниво пред вашите партньори, сме ви подготвили няколко ценни практики, които ще са ви от полза.

Не подценявайте силата на думите, а направете така, че те да работят за вас. В днешно време повече от всякога съдим за човека зад екрана по неговия изказ и грамотност. Представете своят бизнес или фирма подобаващо и не спирайте да подобрявате своите комуникационни умения. А сега нека започваме:

1. Използвайте професионална имейл услуга

Когато сте утвърден бизнес, е много непрофесионално да използвате личен/обикновен имейл за своята бизнес комуникация. Дори и да имате няколко офиса в различни части на страната или света, ще имате общ канал за комуникация. Съветваме ви да използвате професионална имейл услуга, която ще ви издигне в очите на вашите потребители и партньори.

С професионална имейл услуга е изключително гъвкава и съдържа в себе си много ценни функицоналности, от които най-важната е сигурност за вашата имейл кореспонденция! Информацията, която преминава през пощата ви е криптирана, което гарантира нейната защита от хакерски атаки и онлайн недоброжелатели. Можете да бъдете спокойни, че данните ви са напълно защитени.

Получавате много по-голямо пространство за десетките имейли, които получавате ежедневно. Ще бъдете сигурни, че няма да ви се наложи да триете имейли, защото пощата ви е препълнена.

Другото огромно предимство е, че можете да използвате своя домейн име за име на вашия имейл – име@твоятдомейн.com. Сигурни сме, че вашият имейл няма как да остане незабелязан сред всички останали популярни имейл услуги.

Персонализирането винаги работи във ваша полза и е се набива много повече в съзнанието на потребителите или клиентите ви.

2. Структура на имейла

Всеки имейл има структура, която се състои от: Subject (тема на имейла), Body (основен текст на имейла); Signature (подпис), Прикачени файлове. Нека заедно разгледаме какви са особеностите и правилата, с които е желателно да се съобразяваме всеки път, когато използваме имейл комуникация:

Subject (тема)

В subject-а трябва да напишете в няколко думи за какво е вашият имейл. Много е важно да бъдете кратки и конкретни. Представете си, че на ден получавате над 30 имейла, много по-лесно ще ви е да се ориентирате бързо в комуникацията си, вместо да ровите и търсите конкретен текст за какво е.

Използвайте между 5-7 думи за subject. Имайте предвид, че голяма част от отнлайн потребителите проверяват своята кореспондениця и през телефон което означава, че в мобилна версия в темата на имейлите не се виждат повече от 7 думи.

Body (основен текст на имейла)

Винаги започвайте комуникацията с учтива форма на обръщение като: „Здравейте, г-н Йорданов“, „Добър ден, Димитър Георгиев“, „Привет, Ангел Иванов“. Желателно е да използвате две имена, ако знаете какви са те предварително или в противен случай ползвайте първото пълно име на човека (Петя, Петър, Милена, Николай), но не и умалително (Петърчо, Никчо, Пете). Употребата на кратки и лични форми на обръщение се смятат за неуважение, ако нямате вече изградени партньорски или приятелски отношения с човека отсреща.

  • Съветваме ви да бъдете кратки, точни и ясни в изказа си. Не задавайте прекалено много въпроси наведнъж, защото рискувате да не получите задоволителен отговор на всеки един от тях.

  • Структурирайте подобаващо вашата комуникация. Когато имате няколко важни теми, които искате да обсъдите с вашите колеги и партньори, ги разделете на подточки или тиренца. Така ще акцентирате върху важните за вас важни елементи.

  • Можете да използвате различни методи за подчертаване на силните точки във вашия текст, като използвате също форматиране на текста. По този начин ще засилите въздействието на думите.

  • Категорично избягвайте употребата на емотикони. Запазете ги за неформална комуникация и лични имейли. Не са подходящи за бизнес комуникация, въпреки че придават усещането за добронамереност от ваша страна.

  • Задължително проверявайте текста си за грешки и пунктуация преди да натиснете бутона “Send”. Можете да използвате помощта на онлайн аутокоректори, ако не сте сигурни в собствените си умения.

Винаги използвайте поне едно изречение за финал, заедно със своите имена и не забравяйте да приканите човека отсреща към действие. Никога не оставайте имейла с отворен край. Ето как би могъл да изглежда краят на вашият имейл:

„Очаквам Вашия отговор. Желая хубав ден!

Поздрави,

Петя Енчева.“

Signature (подпис)

Подписът е задължителен елемент в една бизнес комуникация. Той представлява предварително подготвен шаблон, който автоматично излиза при всеки изпратен имейл. Придава тежест и е чудесен начин да намерите контакти за връзка с вашите партньори без да сте изискали това предварително.

В своя подпис можете да сложите:

  • Двете си имена;

  • Позиция и фирма;

  • Ваша профилна снимка (по желание);

  • Телефон за контакт;

  • Имейл;

  • Социални канали (ако имате подходящи профилирани социални канали).

Подготвили сме ви един пример:

signature example

Прикачени файлове

Има няколко основни принципа, с които е желателно да се съобразите, когато прикачвате файлове.

  • Винаги споменавайте в имейла си, че изпращате прикачен файл.

  • Никой не обича да запълва пощата си с тежки файлове от свои партньори и клиенти. За да избегнете това, използвайте ZIP файлове или програми за трансфер на данни.

  • Другото нещо, с което задължително трябва да се съобразите е наименуването на конкретния файл. Трябва да му зададете такова име, че да може с един бърз поглед вие и човека отсреща да се ориентирате за какво е този файл, дори без да го преглежда подробно. Това улеснява комуникацията и целия ви процес на работа. Толкова е просто и ефективно.

Адресиране на имейла:

Разполагате с няколко опции за адресиране на вашата имейл комуникация. Ето кои са те:

To: - Използва се, когато имате конкретен основен получател. Тук изписвате неговия имейл.

CC: (Carbon copy) - Използвайте го, когато има други заинтересовани лица от вашата кореспонденция. Всички участници виждат имейл адресите, към които изпращате дадения имейл.

BCC : (Bling carbon copy) – Използвате го, когато искате да изпратите скрито копие до някого, без другите участници в комуникацията да виждат неговия имейл. Той остава скрит за всички в комуникацията.

Reply: Избирате тази опция, когато искате да върнете отговор на конкретен имейл.

Reply All: - Когато има няколко имейла в комуникацията, много внимателно преценете дали вашият отговор касае всеки един от участниците в нея или само адресата. Ако не касае всички участници, недейте да използвате бутона “Reply All”, защото ще направите един излишен спам към колегите си. Никой не желае да си губи времето в имейли, които не са ваша работа.

Това са основните елементи от структурата на един бизнес имейл. Има още няколко важни неща, с които е желателно да се съобразите. Едното от тях е хубаво да прецените часовата зона, ако изпращате имейли в чужбина. Гледайте да изпращате имейлите си преди обедните часове или непосредствено след тях. Късните имейли не са за предпочитане, пък и със сигурност ще ви се наложи да изчакате известно време, за да получите важен отговор.

БОНУС СЪВЕТ: Когато имате намерение да излизате в отпуск, настройте си автоматичен e-mail отговор към вашите партньори и клиенти, който ясно да очертава периода, в който ще отсъствате от работното си място. Така вашите колеги ще са наясно за отсъствието ви и няма да се чудят защо не им отговаряте. Желателно е да сложите имена, телефон и имейл на друг колега, който може да ви замести за най-важните и неотложни задачи, които са зад гърба ви.

Пример за текст, който можете да използвате, ако ви се наложи да отстъствате дълго от офиса:

„Здравейте, Ще бъда в заслужен отпуск от 9 септември до 19 септември. Ако имате неотложно запитване, моля да се свържете с колегата Владимир Владимиров на e-mail: v.vladimirov@Icn.bg или на тел. 0883 397 192. Той ще ви съдейства за всичко необходимо.

Ако все пак не е дошъл краят на света, изчакайте ме и ще ви върна отговор при първа възможност след моето завръщане в офиса!

Усмихнат ден, Петър Игнатов.“

Винаги можете да заложите на хумора в своя автоматичен имейл, стига той да бъде в някакви поносими граници, ако средата ви го позволява. Вие най-добре можете да прецените силата на думите и въздействието им върху вашите клиенти, колеги и потребители.

Съветваме ви винаги да отговаряте на време в рамките на деня, ако сте възпрепядствани обаче, не отлагайте прекалено дълго, а върнете отговор при първа възможност. Не е приятно да държите хората в недевение дали сте видели кореспонденцията им или не.

Започвайте нов имейл при всяка една отделна и независима от другите задача, за да не стане объркване и да разграничите всичките дейности, с които се занимавате.

Така след време, ако имате нужда от информация, за която сте забравили, винаги можете да се върнете в кореспонденцията си и да проследите цялата налична информация, с която разполагате, за да сверите знанията си.

3. Ценни съвети, в които е желателно да се вслушате:

  • Използвайте класически шрифтове, с големина, която се вижда достатъчно добре и не дразни човешкото око. Пример за такива за шрифтовете Arial и Times New Roman. Най-добрият избор за големина шрифт е 11 или 12.

  • Не прекалявайте с употреба на думи, като „Важно“ и „Спешно“, „Незабавно“;

  • Избягвайте изписването на думи с главни букви, защото носи асоциация на повишаване на тон (ВИЖ КАКВО ТИ НАПИСАХ..);

  • Не използвайте много препинателни знаци наведнъж, защото това е знак за припряност и изнервеност (??????? Или !!!!!!!);

  • Желателно е да обясните точно какво искате от човека отсреща и защо му пишете;

  • Когато получавате прикачен файл, за който сте помолили, не забравяйте да благодарите на отсрещната страна за съдействието;

  • Когато пишете до няколко хора, заявете ясно към кого адресирате вашия отговор, за да не стават грешки и да не последва вълна от имейли;

  • Винаги препрочитайте кореспонденцията си преди да я изпратите;

  • Когато сте прикачени към чужда кореспонденция и имейлът не е адресиран към вас, недейте да отговаряте, а проследявайте мислено цялата комуникация;

  • Когато пишете имейл, добавяйте имейл адреса след като сте попълнили всичко друго в структурата на писмото ви. Така избягвате шанса да станат грешки и да изпратите имейл в не пълен състав.

4. cMailPro – професионална имейл услуга

Спомняте ли си, че в началото на текста ви споменахме за предимствата на бизнес мейл комуникацията? Ще подплатим думите си с факти, като за целта ще ви запознаем с ключовите предимства, които предлага cMailPro мейл услугатa :

  • Контролен панел - разполагате с контролен панел с множество функционалности, които подобряват комуникацията ви, на едно място;

  • Криптиран чат и информация - информацията във вашия имейл и бизнес чат кореспонденция се криптира, което подсигурява информацията ви от изтичане в интернет пространството;

  • Календар – имате възможността лесно да планирате бизнес събития и срещи;

  • Свързвате домейна си със своята поща - Пример: Ако домейнът ви е mgp.bg, имейлът ви може да бъде сленият: info@mgp.bg, products@mgp.bg, p.petrov@mgp.bg и т.н. За всяка една от вашите дейности ще имате специфичен имейл, но всички ще се управляват от едно място, което е страхотно!

  • Споделяйте големи файлове - през своята поща ще можете да споделяте файлове до всичките ви колеги;

  • Достъпен интерфейс - изключително лесен и удобен за управление, дори да не сте се работили с него досега.

Бизнес мейл услугата cMailPro ви предоставя много екстри, които гарантират безпроблемната ви работа и ефективна комуникация между вашите екипи, независимо на коя точка на света са те и между вас и вашите партньори.

Не забравяйте, че начинът ви на комуникация може да бъде истинско мерило за това що за човек сте, дали сте добър професионалист, на който може да се разчита. Затова не подценявайте изпращането на имейли, въпреки че вече се е превърнало в рутинна дейност в нашето работно ежедневие. Ако има допълнителни съвети, за които се сещате и сме пропуснали в нашата статия, ще се радваме да ги споделите с нас на имейл: m@icn.bg.

Абонирай се за бюлетина ни!

Получавай първи най-актуалната и полезна информация за твоя онлайн бизнес!

Изпращане... Грешка по време на изпращането! Моля опитайте отново!

С въвеждане на вашия мейл, вие се съгласявате с условията за ползване на ICN.Bg. Този сайт е защитен от reCAPTCHA и се прилагат правилата за поверителност и общите условия на Google

Благодарим Ви.

Заявката ви е изпратена успешно!

Обратно най-горе